Khi một doanh nghiệp phát triển thì nhu cầu quản lý của nó cũng thay đổi.

Doanh nghiệp quy mô nhỏ thường bắt đầu bằng việc sử dụng những giải pháp kế toán căn bản, đơn giản hoặc chọn sử dụng bảng tính Excel hay Access.

Việc sử dụng những phần mềm này chỉ tốt trong thời gian đầu.

6 tiêu chí đánh giá lựa chọn phần mềm kế toán

Khi quy trình xử lý thủ công như vậy trở nên phức tạp và nặng nề, là lúc các doanh nghiệp nên bắt đầu suy nghĩ về những giải pháp tài chính mạnh hơn, hay thậm chí là giải pháp ERP chuyên tích hợp các quy trình và số liệu ở những phòng ban khác nhau.

Làm thế nào để biết được thời điểm cần phải thay đổi?

Thực tế không có câu trả lời chính xác bởi bản chất mỗi doanh nghiệp là khác nhau với những mục tiêu, nguồn lực, ngân sách, quản lý và văn hóa riêng biệt, tất cả những điều đó ảnh hưởng đến sự sẵn sàng và quyết tâm thay đổi.

Tuy nhiên, bạn có thể tìm ra thời điểm công ty sẵn sàng bằng việc tiến hành một vài đánh giá nhỏ về nhu cầu trước khi thay đổi.

Xin giới thiệu 6 tiêu chí quan trọng cần xem xét để biết là doanh nghiệp cần thay đổi giải pháp quản lý hiện tại và chuyển sang một hệ thống phần mềm chuyên sâu hơn.

1. Tính chuyên sâu, toàn diện

Một câu hỏi cần đặt ra là doanh nghiệp cần quản lý chi tiết ở mức nào và ở những khu vực nào?

Phần mềm kế toán quản lý các khoản phải thu và phải trả, hoạch định ngân sách, lương bổng tốt, nhưng có phải doanh nghiệp chỉ cần mỗi kế toán?

Một giải pháp tài chính toàn diện có thể bao quát luôn quản lý hàng tồn kho hoặc phân tích tài chính.

Các doanh nghiệp lớn có lẽ cần đến một hệ thống ERP, giải pháp tích hợp các phòng ban về tài chính, nhân sự, phân phối / sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và thêm một số vấn đề khác.

Tuy nhiên, chi phí nếu làm ERP sẽ khá cao, đôi khi ngoài tầm với của doanh nghiệp và mất nhiều thời gian để triển khai.

Vì vậy, có lẽ những giải pháp kế toán của các công ty phần mềm tầm trung là tương đối toàn diện. Doanh nghiệp có thể tích hợp hoặc mua thêm các giải pháp khác với chi phí sở hữu (tiền phần mềm, triển khai và hỗ trợ vận hành) thấp hơn.

2. Hỗ trợ ra quyết định

Tại một thời điểm nào đó, các doanh nghiệp bắt đầu đưa ra nhiều quyết định dựa trên các số liệu, chứ còn dựa hoàn toàn vào khả năng hiểu biết hay từ chuyên gia cùng với một ít dữ liệu kế toán là được.

Thời gian cũng quan trọng không kém – chính vì thế, một vài hệ thống tiên tiến đã tích hợp các dữ liệu thời gian thực với nhau.

Bạn hãy tự đánh giá xem việc đưa ra những quyết định này cần dựa trên thông tin chi tiết đến mức nào và việc có sẵn những dữ liệu này ngay cần quan trọng ra làm sao?

Nếu hoạt động kinh doanh trở nên phức tạp hơn, có thể bạn sẽ cần ứng dụng phân tích thông minh (BI) với số liệu tài chính của mình.

3. Tự động hóa

Tự động hóa nghĩa là cùng thực hiện một công việc hay nhiệm vụ nhưng tốc độ xử lý tăng lên đáng kể hoặc tốn ít thời gian hơn so với làm thủ công trước đó.

Vì thế, câu hỏi đặt ra liên quan đến tự động hóa để giúp tiết kiệm thời gian nói chung là sẽ ứng dụng hệ thống mới hay tiếp tục thực hiện công việc theo phương thức thủ công?

4. Tích hợp

Liệu rằng hệ thống đang sử dụng có giải quyết những vấn đề mong muốn, cung cấp những thông cần thiết giữa các phòng ban và gửi đến đúng nơi cần?

Mỗi phần mềm cho từng phòng ban có thể là tốt, nhưng có thể các báo cáo lại không trùng khớp, và các quy trình bó gọn trong từng phòng ban mà doanh nghiệp lại đang cần kết nối bằng một hệ thống ERP hoặc một hệ thống tích hợp khác.

Hệ thống ERP trong trường hợp này có thể thiết lập giúp các bộ phận chia sẻ số liệu hoạt động, bao gồm sản xuất, nhân sự, mua / bán hàng, tài chính và nhiều thứ khác.

Hệ thống ERP cung cấp cơ sở dữ liệu chung cho tất cả các ứng dụng và có giao diện nhất quán.

5. Phù hợp

Tại thời điểm xem xét những hệ thống thực hành tốt nhất trong ngành cần lưu ý liệu công ty có cần phải tuân theo các điều luật và tiêu chuẩn của Nhà nước?

Một hệ thống ERP sẽ khiến cho việc tuân thủ này trở nên đơn giản hơn bởi nó tích hợp những chuẩn thực hành mới nhất cho các quy trình kinh doanh.

6. An toàn / Trách nhiệm

Mặc dù không phải lúc nào cũng đứng đầu danh sách các tiêu chí, nhưng việc đánh giá mức độ an toàn cũng rất hữu ích.

Hệ thống ERP kiểm soát được nhiều hơn, bao gồm cả vấn đề an toàn, kiểm soát… sẽ khiến mọi thứ trở nên dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp của bạn muốn đạt tới một tiêu chuẩn an toàn nhất định.

Bước tiếp theo: So sánh các phần mềm với nhau

Việc đầu tư vào giải pháp phần mềm mới hay phiên bản cập nhật của nó là một sự cam kết quan trọng và tất cả các doanh nghiệp đều thu về lợi ích thông qua phân tích quy trình kinh doanh trước khi bắt đầu quy trình lựa chọn phần mềm.

Bạn muốn chắc chắn rằng mình đang đầu tư đúng thứ và sẽ thu được lợi ích từ giải pháp mới đó, vì vậy hệ thống ERP sẽ thỏa mãn những yêu cầu đó bởi nó sẽ đem lại cho bạn cái nhìn toàn diện và sâu hơn, tăng khả năng ra quyết định của bạn, nhưng những giải pháp tích hợp thì rất tốn thời gian và nhân lực để thực hiện, và có thể rất đắt, đòi hỏi những thay đổi lớn trong quy trình làm việc của nhân viên.

Hãy xem xét những tiêu chí nêu trên, và nếu bạn muốn nhiều hơn những gì đang có, thì có lẽ nên nâng cấp hệ thống hiện tại và cần một hệ thống phù hợp hơn.

Theo Fast.