Xử lý khiếu nại của khách hàng là công việc mà bất kì doanh nghiệp nào cũng gặp phải nhưng việc xử lý tinh tế để để vừa giữ được khách vừa làm khách hài lòng và nhận định tốt về doanh nghiệp thì ít doanh nghiệp nào làm được. Bài viết này tiết cho bạn bí quyết xử lý khiếu nại của khách hàng tinh tế nhất

Bước 1: Cám ơn.

Sai lầm đầu tiên, là hướng dẫn nhân viên xin lỗi ngay cả khi chưa hiểu rõ điều gì đang diễn ra. Điều này khiến cho nhân viên bối rối, bị đặt vào thế bị tấn công, còn cơn giận của khách hàng càng bùng lên. Hãy cám ơn vì đã cung cấp thông tin. Công ty nên khiến nhân viên hiểu rằng cần làm điều này tận đáy lòng. Cứ 100 khách hàng không hài lòng, thì chỉ có 4 khách hàng than phiền. 96 người còn lại sẽ âm thầm chuyển sang nơi khác. Lời than phiền thực sự là món quà của 4 khách hàng vẫn còn mong chờ điều tốt hơn từ chúng ta. Các công ty khôn ngoan sẽ mở rộng hơn nữa các kênh lắng nghe để “nhận quà”.

Cám ơn khách hàng một cách chân thành

Bước 2: làm rõ nguyên nhân

Đây là lúc thể hiện khả năng lắng nghe. Khách hàng có cơ hội nói ra và được lắng nghe. Quả bóng tức giận được xì hơi.

Bước 3: xin lỗi / đồng cảm.

Hãy xin lỗi chân thành nếu đó là lỗi của doanh nghiệp. Ngay cả khi không phải lỗi của doanh nghiệp cũng thể hiện đồng cảm với khách hàng. “Tôi rất hiểu anh cảm thấy khó khăn như thế nào. Tôi rất tiếc”.

Bước 4: cam kết thời hạn khắc phục.

Lưu ý, khách hàng muốn nghe thời hạn cụ thể khắc phục vấn đề. Không nên hứa “trong thời gian sớm nhất”. Để người tiếp xúc với khách hàng có thể ngay lập tức đưa ra thời hạn cho khách, trong doanh nghiệp cần có thời hạn cho một số tác vụ thường xuyên nhất. Với những tác vụ ngoài dự kiến, bộ phận tiếp xúc với khách hàng cần nắm sơ đồ tổ chức của công ty để trước mặt khách hàng hỏi được thời hạn này. Người nhận được câu hỏi cũng cần được huấn luyện để thời hạn mình đưa ra là chính xác.

Cam kết khác phục

Bước 5: khắc phục đúng thời hạn cam kết

Cả doanh nghiệp cần được huấn luyện điều này là tối quan trọng đối với khách hàng và tương lai của doanh nghiệp.

Bước 6: cập nhật sau khi khắc phục

Người cập nhật khắc phục nên là quản lý cấp trên của người nhận khiếu nại. Khách hàng đánh giá rất cao điều này. Hệ thống thông tin và quản lý dịch vụ cũng được thông suốt.

Bước 7: tặng quà cám ơn

Một món quà nhỏ sẽ khiến khách hàng hiểu chúng ta thực sự trân trọng lời góp ý của khách hàng. Lưu ý, chỉ tặng quà sau khi đã khắc phục. Khách hàng liên hệ với chúng ta vì mong đợi vấn đề của họ được xử lý, chứ không vì món quà. Lưu ý 2: đây là món quà cám ơn. Không nên là món quà xin lỗi. Một công ty khôn ngoan nên có ngân sách cho việc này và có quy trình để sử dụng nó, không cần phê duyệt mỗi lần. Trong ví dụ của Amazon nêu trên. Nếu kỳ vọng 100% giao hàng đúng hạn, thì thời gian cam kết có thể lên tới 30 ngày. Và khách hàng sẽ chuyển sang mua nơi khác. Khi chấp nhận 1 tỷ lệ vi phạm thời hạn cam kết và tặng quà cám ơn (không nhất thiết 100% giá trị món hàng), thì Amazon có thể cam kết thời hạn giao hàng ngắn hơn. Tăng tính cạnh tranh. Đó là chưa kể đến Amazon tận dụng những cơ hội để tạo ra những câu chuyện truyền miệng.

Bước 8: khắc phục trong hệ thống để không lặp lại.

Khách hàng sẵn sàng tha thứ cho chúng ta khi chúng ta sai. Nhưng khách hàng sẽ không tha thứ cho chúng ta khi chúng ta lặp lại sai lầm. Điều đó chỉ khẳng định chất lượng của chúng ts thực sự tệ. Đó hóa ra không phải là một tai nạn. ——— Tỷ lệ khách hàng ở lại với chúng tôi (thể hiện qua việc duy trì gói dịch vụ, mua thêm dịch vụ mới và giới thiệu khách hàng mới) tăng lên gấp đôi sau 3 năm chúng tôi triển khai quy trình này.

bài tham khảo: 5 y tưởng kinh doanh tiềm năng hốt bạc trong tương lai