Những nhà quản lý chia sẻ đội nhóm trong công ty hoặc nhân viên trong các dự án cần phải làm việc cùng nhau để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là lời khuyên từ các chuyên gia quản lý:

1. Thiết lập các quy tắc cơ bản

Các nhà quản lý chia sẻ một nhân viên phải cùng nhau phát triển các quy tắc cơ bản cho kỳ vọng của họ và cách họ sẽ quản lý nhân viên đó.

McDougall nói: “Sẽ rất bất công khi kỳ vọng nhân viên là người đứng giữa và liên tục cố gắng đáp ứng yêu cầu của hai quản lý, đặc biệt là khi có thể có mâu thuẫn trong định hướng hoặc ưu tiên. Khi không có sự rõ ràng về các quy tắc cơ bản, nhân viên có thể vượt mức căng thẳng và làm việc kém hiệu quả. Tệ hơn nữa, nó có thể khiến họ muốn nghỉ việc. Để tránh khỏi điều đáng tiếc đó, các nhà quản lý nên chủ động hơn trong việc tạo ra một môi trường hợp tác, hỗ trợ nhân viên đạt mục tiêu.”

2. Thực hiện phương pháp tiếp cận đa nhóm — không phải đa quản lý

Thay vì có hai hay nhiều sếp chia sẻ một người hỗ trợ, hãy để một nhóm làm việc chia sẻ người hỗ trợ.

Elizabeth Brady, chủ tịch của Supply Chain Strategists, San Diego, cho biết: “Ví dụ, hãy để giám đốc tài chính và nhóm làm việc của mình chia sẻ một nhân viên thay vì để giám đốc tài chính và giám đốc nhân sự chia sẻ một nhân viên văn thư. Việc tập trung vào một nhóm và một cấp quản lý sẽ làm rõ hơn thứ tự ưu tiên. Ngoài ra, bằng cách làm việc cho một chức năng phòng ban duy nhất, các mục tiêu và thời hạn ít xung đột hơn”.

3. Không kéo nhân viên qua lại giữa các dự án

Những quản lý kéo một thành viên trong nhóm ra khỏi dự án để dành thời gian cho một dự án khác sẽ ảnh hưởng xấu đến các thành viên khác trong nhóm và dự án.
Carla Diaz, đồng sáng lập BroadbandSearch, Detroit, cho biết: “Tôi thấy điều này xảy ra mỗi khi các nhà quản lý cùng chia sẻ một nhân viên. Việc kéo nhân viên khỏi một quản lý khác trong thời gian ngắn có thể trở thành một vấn đề lớn nếu công việc được giao mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Làm như vậy, người quản lý đang khiến thời gian làm việc của nhân viên mất cân bằng và làm hỏng năng suất.”

Điều đó không công bằng đối với nhân viên và hiếm khi kết thúc tốt đẹp.

Diaz nói: “Việc để một nhân viên làm việc cho dự án của bạn khiến họ không còn suy nghĩ cho dự án khác. Nghĩa là, họ sẽ phải bắt đầu lại từ đầu để mọi việc trong ngày diễn ra trôi chảy.”

Diaz khuyên các nhà quản lý nên trì hoãn phần việc ngắn hạn và lên kế hoạch với người quản lý khác để phân bổ các ngày cụ thể cho từng dự án. “Nếu bạn thực sự cần nhân viên làm việc gì đó cho bạn vào thời gian của sếp khác, hãy nói chuyện trước với sếp đó, đổi một ngày khác thay vì lấy đi thời gian của họ và làm hỏng năng suất của nhân viên”, cô nói thêm. “Điều này sẽ công bằng hơn cho nhân viên và tốt hơn cho doanh nghiệp.”

4. Sử dụng lịch làm việc

Để quản lý thời gian và lịch trình, hãy yêu cầu người quản lý và nhân viên lên kế hoạch cho tuần của họ và chia sẻ lịch làm việc.

Greer tại The Product Analyst cho biết: “Hãy có một cuốn sổ tay hoặc phần mềm để bạn có thể ghi chú và tự lập kế hoạch. Nhờ đó, sẽ dễ dàng hơn cho bạn vì bạn biết phải làm gì và khi nào sẽ hoàn thành.”

Có lòng kiên nhẫn. Theo kinh nghiệm của Geer, các đồng quản lý có những kỳ vọng quá mức khi quản lý một nhóm hoặc nhân viên. Đó là bởi vì các nhà quản lý đã quen với việc đạt được kết quả họ muốn, nhưng điều đó có thể không thực tế khi có nhiều người quản lý cùng tham gia.

“Tôi thấy sai lầm lớn nhất là khi các đồng quản lý nghĩ rằng vì một nhân viên đã chấp nhận thử thách, họ có thể phân thân và làm hai công việc cùng lúc,” anh nói. “Thực tế thì việc hoàn thành một nhiệm vụ với hai đầu việc còn khó hơn nhiều. Do đó, các đồng quản lý cần thể hiện sự khoan dung và cảm thông với những nhân viên đang gặp khó khăn, vì chắc chắn họ đang cố gắng hết sức để làm hài lòng bạn và cống hiến hết mình cho công ty.”

Trích nguồn: Brian O’Connell, nhà văn tự do sống tại Quận Bucks, Pa. Ông từng là thương nhân tại Phố Wall, tác giả của cuốn sách CNBC Creating Wealth and The Career Survival Guide (Tạm dịch: Hướng dẫn sinh lời và sinh tồn trong công việc).